İçerik girmek için neden hâlâ ajansa e-posta atmak zorundayız?

Panelsiz bir sitede her içerik değişikliği bir talep haline gelir. Bir fiyat güncellemesi, bir basın açıklaması, bir kariyer ilanı ya da bir kriz iletişimi metni; hepsi ajansa yazılır, sıraya girer ve ajansın müsaitliğine göre yayınlanır.

Bu maliyet faturada görünmez çünkü para olarak değil zaman olarak ödenir. Kurumun iletişim hızı, kendi kararına değil başka bir şirketin iş yüküne bağlanır.

Somut bir örnek: rakibiniz bir duyuru yaptı ve siz aynı gün karşılık vermek istiyorsunuz. Panelsiz bir yapıda bu, en iyi ihtimalle ertesi güne kalır. Kurumsal iletişimde bir gün, çoğu zaman haberin tamamen değerini yitirmesi demektir.

Panel gerekliliği duygusal değil sayısal bir karardır. Geçen on iki ayda siteye kaç değişiklik talebi gittiğini sayın. Bu tek sayı kararı verir.

Yılda 12'den az ise panel bir lüks olabilir. Değişiklikler seyrek ve öngörülebilirdir; ajansla saatlik anlaşma daha ekonomiktir.

Yılda 12 ile 40 arasında ise panel genellikle mantıklıdır ve maliyeti ilk yıl içinde kendini amorti eder.

Yılda 40'ın üzerinde ise panelsizlik ciddi bir gizli maliyettir. Bu hacimde her talebin ayrı ayrı yazılması, onaylanması ve takip edilmesi tek başına bir yarı zamanlı iş yüküdür.

Hesaba iç maliyeti de katın. İçerik girişi ve takibi için ayda on saat harcayan bir pazarlama uzmanının zamanı da maliyettir ve bu kalem çoğu kurumda hiç hesaplanmaz.

Panel sahibi olmak tek başına yetmez. Kurumların önemli bir kısmında panel vardır ama kimse kullanmaz. Bunun üç yaygın sebebi var.

Yetkilendirme yok. Kim neyi değiştirebiliyor tanımlı değilse, kimse hiçbir şeye dokunmaya cesaret edemez. Pazarlama ekibinin blog yazısı yayınlayabilmesi ama ana sayfa şablonunu bozamaması gerekir. Rol tanımı olmayan panellerde en yaygın olay, iyi niyetli bir kullanıcının farkında olmadan bir bölümü silmesidir; bu bir kez yaşandıktan sonra paneli kimse açmaz.

Eğitim yok. Panel teslim edilir, bir saatlik demo yapılır ve altı ay sonra kimse nasıl kullanıldığını hatırlamaz. Kısa bir video ya da tek sayfalık bir kullanım notu bu sorunu tamamen çözer ama neredeyse hiç üretilmez.

Panel yalnızca metin değiştiriyor. Yeni bir sayfa açmak, bir bölümü yeniden düzenlemek veya bir görsel bloğu eklemek hâlâ ajans işiyse, panel sadece yazım hatası düzeltme aracıdır. Panelin kapsamı satın alma aşamasında konuşulmalıdır.

Dürüst olmak gerekirse panel her zaman doğru cevap değildir ve bu nadiren söylenir.

Mevcut bir siteye sonradan içerik yönetimi eklemek çoğu zaman siteyi yeniden kurmaktan pahalıya gelir. Sayfa yapısı buna göre tasarlanmadıysa her bölümü düzenlenebilir hale getirmek, altyapıyı baştan yazmak anlamına gelebilir.

Bu durumda doğru hamle paneli ayrı bir proje olarak başlatmak değil, bir sonraki yenileme takvimiyle birleştirmektir. Aksi halde iki kez ödeme yapmış olursunuz.

Sitenizin ne zaman yenilenmesi gerektiği ayrı bir karardır ve süre beklentisi için bir web sitesi kurmanın ne kadar sürdüğünü yazmıştık. İhtiyaç gerçekten özelse özel yazılım geliştirmenin süreç ve maliyetini de karşılaştırmakta fayda var.

Panel tartışmasının çoğu, teslim anında sorulmayan sorular yüzünden iki yıl sonra yaşanır. Yeni bir site teslim alıyorsanız şu beşini yazılı olarak isteyin.

Hangi alanların düzenlenebilir olduğunun listesi. "Panel var" ifadesi bir kapsam belirtmez. Hangi sayfa, hangi bölüm, hangi alan panelden değişebiliyor; bunun tek tek yazılı olması gerekir. Aksi halde ilk güncelleme talebinde "o alan panele bağlı değil" cevabıyla karşılaşırsınız.

Rol tanımları. En az iki seviye: içerik seviyesi metin ve görsel güncelleyebilir, yönetici seviyesi yapısal değişiklik yapabilir. İkincisi sınırlı sayıda kişide olmalıdır.

Tek sayfalık kullanım notu veya kısa video. Bir saatlik demo altı ay sonra hatırlanmaz. Yazılı bir not, ekip değiştiğinde de işe yarar.

Test ortamı. Canlı sitede deneme yapmak zorunda kalan hiçbir ekip paneli rahat kullanamaz. Yanlışlıkla bir şeyi bozma korkusu, panelin kullanılmamasının en yaygın sebebidir.

Geri alma imkânı. Bir içerik yanlışlıkla silindiğinde ya da bozulduğunda önceki sürüme dönülebiliyor mu? Bu tek özellik, ekibin panele güvenip güvenmemesini belirler.

Panel tartışması aslında daha büyük bir sorunun görünen yüzüdür: web sitenizi gerçekten siz mi yönetiyorsunuz?

Şu yedi kalemin her biri için tek bir sorumlu isim yazılı olmalıdır: alan adı kaydı, barındırma hesabı, kaynak kod deposu, tasarım dosyaları, web fontu lisansı, analiz ve arama konsolu mülkiyeti, sertifika yenileme sorumluluğu.

En kritiği alan adıdır. Alan adı ajansın hesabına kayıtlıysa ilişki bozulduğunda pazarlık gücünüz sıfırdır. "Ajans hallediyor" bir cevap değildir; bir risktir.

Bir de en sıkıcı ama en çok baş ağrıtan madde var: sertifika ve alan adı yenilemesi. Kurumsal sitelerde yaşanan tam kesintilerin kayda değer bir bölümü siber saldırı değil, süresi dolmuş bir sertifika veya yenilenmemiş bir alan adıdır. Bu, olabilecek en ucuz önlemle tamamen engellenebilir: tek bir sorumlu ismin yazılı olması ve takvime otomatik hatırlatma konması.

Bu yazıyı okuduktan sonra durumunuz büyük olasılıkla şu dörtten biridir.

A — Panel yok ve yılda 12'den az değişiklik yapıyorsunuz. Acil bir sorununuz yok. Ajansla saatlik bir anlaşma ve net bir yanıt süresi taahhüdü yeterlidir. Panel için bütçe ayırmayın.

B — Panel yok ve yılda 40'tan fazla değişiklik yapıyorsunuz. Gizli maliyet ödüyorsunuz. Ama acele etmeyin: mevcut siteye panel eklemenin maliyetini, yenileme maliyetiyle yan yana koyun. İkisi birbirine yakınsa yenilemeyi seçin, çünkü panelle birlikte diğer sorunlar da çözülür.

C — Panel var ama kullanılmıyor. Bu bir yazılım sorunu değil, yetkilendirme ve eğitim sorunudur. Rol tanımları ve tek sayfalık bir kullanım notu çoğu zaman yeterlidir. Yeni bir sistem satın almayın.

D — Panel var, kullanılıyor, ama sahiplik belirsiz. En sinsi durum. Site çalışıyor gibi görünür ama alan adı veya kaynak kod sizde değildir. Bunu bugün çözün; devir talebi genellikle birkaç günlük bir iştir ve çözülmeden yapacağınız her yatırımın riski size, kontrolü başkasına ait olur.

Yeni bir kurumsal site kurma sürecinin tamamını ve panelin bu sürecin neresinde durduğunu sıfırdan kurumsal web sitesi çıkarma rehberimizde anlattık; devretmeyi düşünüyorsanız kurumsal web hizmetimize bakabilirsiniz.