Sıfırdan kurumsal web sitesi çıkarma rehberi

Kurumsal bir web projesi yedi aşamada ilerler: hedef ve kapsam, mevcut durum envanteri, içerik ve bilgi mimarisi, tasarım, geliştirme, yayın öncesi kontrol, yayın sonrası ilk otuz gün.

Her aşamanın yazılı bir çıktısı vardır. Rehberin iddiası şu: projeleri geciktiren şey genellikle teknoloji değil, bu çıktılardan birinin atlanmış olmasıdır.

Aşağıda her aşamada ne yapılacağı, kimin sorumlu olduğu ve elinizde ne kalması gerektiği yazıyor. Sürecin arkasındaki mantığı ve maliyeti neyin belirlediğini kurumsal web tasarım ve yazılım yazımızda ayrıca ele aldık.

Bunlar aşama değil, ön koşul. Üçü netleşmeden başlayan projeler ortada tıkanır.

Projenin sahibi kim? Tek bir isim. Ajansla konuşan, öncelikleri belirleyen ve tıkandığında kararı veren kişi. "Komite yönetiyor" cevabı pratikte "kimse yönetmiyor" demektir.

Bütçe aralığı ne? Kesin rakam değil, aralık. Aralığı paylaşmamak teklif almayı zorlaştırır; ajans neyi kapsama alıp neyi dışarıda bırakacağını bilemez ve karşılaştırılamayan teklifler gelir.

Tarih neden o tarih? Bir fuar, bir lansman ya da bir sözleşme yenilemesi varsa bu gerçek bir kısıttır ve kapsamı belirler. "Mümkün olan en kısa sürede" bir tarih değildir.

Ajans tarafındaki ekip bellidir. Asıl belirsizlik kurum tarafındadır ve projeyi yavaşlatan da genellikle burasıdır.

En az dört rol gerekir ve bunlar dört ayrı kişi olmak zorunda değildir:

• Proje sahibi. Karar verir, öncelik sıralar, tıkanmayı açar.
• İçerik sorumluları. Her sayfanın metnini kimin yazacağı yazılı olmalı. Bu genellikle birden fazla birime dağılır ve dağıldığı için gecikir.
• Teknik muhatap. Alan adı, sunucu, mevcut sistem erişimleri ve entegrasyon tarafı için bir isim. Bu kişi olmadığında ajans bekler.
• Onay veren. Nihai onayı verecek kişi ya da kurul. Kim olduğu baştan yazılmazsa onay aşaması sürprizle uzar.

Bir kişinin birden fazla rolü üstlenmesi sorun değil. Sorun, hiçbir rolün sahibi olmamasıdır.

Ne yapılır: Sitenin iş hedefi tek cümleyle yazılır. "Daha modern görünmek" bir hedef değildir; "nitelikli proje talebi sayısını artırmak", "bayi başvurularını dijitale taşımak" ya da "işe alım başvurularını kendi sitemize çekmek" hedeftir.

Hedefi ölçülebilir yapmanın pratik yolu, bugünkü değerini yazmaktır. Şu an ayda kaç talep geliyor, kaçı hedef profilde, hangi sayfadan geliyor? Bu üç sayı bilinmiyorsa proje bittiğinde işe yarayıp yaramadığı da bilinemez.

Ardından kapsam sayılabilir hale getirilir: kaç farklı sayfa şablonu, kaç dil, hangi sistemlere bağlantı, kaç kişilik onay zinciri.

Çıktı: Bir sayfalık kapsam notu. İçinde kapsam dışı bırakılanlar da yazılı olmalı — bu bölüm, kapsam içini yazmaktan daha çok tartışma önler.

Kapsamın nasıl sabitleneceğini ihtiyaç analizi yazımızda adım adım anlattık.

Yeni siteye geçerken en çok kaybedilen şey, eski sitede birikmiş görünürlüktür.

Ne yapılır: Mevcut tüm adresler listelenir ve her biri için tek bir karar verilir: korunacak, güncellenecek, birleştirilecek, silinecek. Karar tahminle değil veriyle verilir — Search Console gösterim ve tıklama verisi, analitik, site içi arama kayıtları ve satış ekibine gelen sorular birlikte okunur.

Bu envanterin ikinci bir faydası var: hangi içeriğin gerçekten okunduğunu gösterir. Çoğu kurumsal sitede sayfaların önemli bir bölümü yıllardır ziyaret almıyordur ve taşınmalarına gerek yoktur.

Çıktı: İki liste. Birincisi sayfa envanteri ve kararları. İkincisi yönlendirme haritası: hangi eski adres hangi yeni adrese gidecek.

Yönlendirme haritasının bu aşamada çıkması önemli. Yayın haftasına bırakıldığında aceleyle yapılır ve genellikle eksik kalır.

Ne yapılır: Menü ve sayfa yapısı, şirketin organizasyon şemasına göre değil kullanıcının görevine göre kurulur. İç birim adları kullanıcıya bir şey ifade etmez.

Aynı anda içerik sorumlulukları dağıtılır: her sayfa için kimin yazacağı ve ne zaman teslim edeceği yazılır.

İçerik üretimini hızlandıran bir yöntem var ve az kullanılıyor: sıfırdan yazmak yerine mevcut malzemeden başlamak. Satış sunumları, teklif belgeleri, müşteriye gönderilen e-postalar ve destek ekibine tekrar tekrar gelen sorular, sitenin ihtiyaç duyduğu metnin büyük kısmını zaten içerir. Bunlar toplanıp düzenlendiğinde boş sayfaya bakmak zorunda kalmazsınız.

Çıktı: Site haritası ve içerik sorumluluk tablosu.

Bu aşama projenin en çok hafife alınan kısmıdır. Tasarım ve geliştirme paralel ilerleyebilir; içerik ilerleyemez, çünkü onu yazacak kişilerin asıl işleri vardır.

Ne yapılır: Önce görsel dil olmadan yapı kurulur — hangi bilgi nerede, hangi eylem çağrısı nerede duruyor. Onaylandıktan sonra görsel tasarıma geçilir.

Kritik akışlar tıklanabilir prototiple test edilir. Beş kişiye gerçek bir görev verip izlemek, çoğu toplantıdan daha çok şey gösterir.

Çıktı: Onaylanmış akış ve tasarım sistemi.

Onayın burada alınması gerekir. Bu aşamadan sonra yapılan her değişikliğin maliyeti hızla artar; geliştirme başladıktan sonra bir ekranın yerini değiştirmek, çizim aşamasındakiyle aynı iş değildir.

Ne yapılır: Yazılım parça parça ilerler ve çalışan sürüm düzenli olarak gösterilir. Uzun süre kimsenin çalışan bir şey görmediği projeler, sonunda beklenenden farklı bir ürün teslim etme eğilimindedir.

Teknoloji kararı bu aşamada değil, kapsam netleştiğinde verilmiş olmalıdır. Hazır bir platform mu, özel geliştirme mi sorusunun cevabı sitenin ne yaptığına bağlıdır; özel yazılım geliştirme yazımızda bu kararın nasıl verildiğini ele aldık.

Çıktı: Test edilebilir bir sürüm ve içerik girişi için hazır yönetim arayüzü.

Yayından önce tek tek doğrulanacaklar:

• Tüm formlar gerçekten gönderiliyor ve doğru adrese düşüyor mu?
• Yönlendirme haritasındaki her eski adres yeni adrese gidiyor mu?
• Mobil görünüm gerçek cihazda kontrol edildi mi?
• Renk kontrastı ve klavyeyle gezinme çalışıyor mu?
• Sayfa başlıkları ve açıklamaları her sayfada dolu mu?
• Analitik ve dönüşüm olayları tetikleniyor mu?
• Site haritası ve tarama izinleri doğru mu?
• İçerik girecek ekip yönetim arayüzünde eğitildi mi?

Kullanılabilirlik tarafındaki ölçütleri ve eşikleri kullanılabilirlik yazımızda kaynaklarıyla birlikte anlattık.

Çıktı: İmzalanmış kontrol listesi.

Yayın günü bitiş değil, ölçümün başlangıcıdır.

Ne yapılır: Dizine eklenme takip edilir, 404 hataları izlenir, form gönderimleri doğrulanır, sayfa hızı saha verisiyle ölçülür ve kullanıcı davranışı okunur.

Bu dönem için ayrı bir düzeltme payı ayrılmalıdır. Gerçek kullanıcılar, test ortamında hiç görülmemiş sorunları ilk haftalarda çıkarır; bütçe yayında bittiyse o sorunlar olduğu yerde kalır.

Çıktı: İlk ölçüm raporu ve düzeltme listesi.

Sözleşmeyi imzalamadan önce teslimat listesini yazılı isteyin. Proje bittiğinde elinizde kalması gerekenler:

• Tasarım dosyaları ve tasarım sistemi
• İçerik yönetim arayüzü için kullanım eğitimi ve kısa bir belge
• Yönlendirme haritasının uygulanmış hâli
• Analitik ve dönüşüm kurulumunun dokümantasyonu
• Alan adı, sunucu ve üçüncü taraf hesapların erişim bilgileri
• Özel geliştirme yapıldıysa kaynak kod ve kurulum belgeleri

Sonuncusu en sık atlanandır. Kaynak kodun kimin olacağı yasadan değil sözleşmeden gelir; baştan konuşulmadıysa sonradan pazarlık konusu olur.

İçeriği sona bırakmak. Tasarım biter, geliştirme biter, proje içerik beklerken durur. İçerik üretimi ilk aşamada başlamalıdır.

Onay zincirini geç fark etmek. Üç kişilik bir onay zinciri ile yedi kişilik bir zincir aynı projeyi çok farklı sürelerde bitirir. Kimin neyi onaylayacağı baştan yazılmalıdır.

Eski adresleri unutmak. Yıllarca birikmiş görünürlük, eksik bir yönlendirme haritasıyla bir gecede kaybedilebilir.

Ölçümü yayından sonra kurmak. Yayın öncesi ve sonrası karşılaştırılamıyorsa, projenin işe yarayıp yaramadığı tartışma konusu olur.

Bakımı bütçelememek. Site tek seferlik bir teslim gibi ele alındığında bir yıl içinde eskir; içerik girilmez, güncelleme yapılmaz ve ikinci yılın sonunda aynı proje yeniden konuşulur.

Bugün yapabileceğiniz tek şey var: bir sayfalık kapsam notunu yazmak.

İçinde şunlar olsun — sitenin iş hedefi tek cümleyle, bugünkü talep sayısı, kaç farklı sayfa şablonu olacağı, hangi dillerde yayınlanacağı, hangi sistemlere bağlanacağı, içeriği kimin yazacağı, kaç kişinin onay vereceği ve kapsam dışında ne bırakıldığı.

Bu not olmadan alınan teklifler karşılaştırılamaz. Aynı notu alan üç ajansın verdiği üç teklif ise gerçekten karşılaştırılabilir.