Ajans değiştirmek istiyoruz, sitemizi yanımızda götürebilir miyiz?

Ajans değiştirme kararı verildiğinde ilk açılan belge sözleşme olur. Oysa sözleşme neyin size ait olduğunu yazar, neyin fiilen sizin elinizde olduğunu yazmaz. Bu ikisi çoğu kurumsal projede aynı şey değildir.

Bir web varlığı beş ayrı parçadan oluşur ve her biri ayrı bir yerde durur: alan adı, DNS yönetimi, hosting, kaynak kod ve içerik veritabanı. Bunların bir kısmı sizin adınıza, bir kısmı ajansın hesabında olabilir. Devir sırasında yaşanan sıkıntıların neredeyse tamamı, bu beşinin ayrı ayrı düşünülmemiş olmasından çıkar.

İyi haber şu: bunu öğrenmek için kimseden izin almanız gerekmiyor. Beşinin dördü dışarıdan sorgulanabilir ve envanteri çıkarmak yarım saatten uzun sürmez. Kötü haber ise şu: envanteri devir kararı verildikten sonra çıkaran şirketler, pazarlık gücünü çoktan kaybetmiş oluyor.

Alan adı en kritik olanıdır çünkü diğer hepsi yeniden kurulabilir, alan adı kurulamaz. Alan adının kayıt sahibi ve yönetici e-posta adresi sizin şirketiniz olmalıdır. Ajansın kendi e-postası yönetici olarak görünüyorsa, teknik olarak site sizin değildir; adres onların hesabında duran bir varlıktır.

DNS yönetimi alan adının hangi sunucuyu göstereceğini belirler. Alan adı sizin adınıza olsa bile DNS başka bir panelde yönetiliyor olabilir. Bu ayrım önemlidir çünkü devir gününde siteyi ve e-postayı ayakta tutan şey DNS kayıtlarıdır.

Hosting siteyi çalıştıran sunucudur ve genellikle en kolay taşınan parçadır. Dosyalar ve veritabanı kopyalanır, yeni sunucu ayağa kaldırılır. URL yapınız değişmediği için bu taşıma tek başına arama sıralamanızı düşürmez.

Kaynak kod sözleşmenin fiilen sınandığı yerdir. Kodun size ait olduğu yazıyor olabilir ama depo erişimi ajanstaysa, kod pratikte onlardadır. Ayrıca kodun tek başına çalışması yetmez; kurulum belgeleri, ortam değişkenleri ve dış servis anahtarları olmadan başka bir ekip o kodu ayağa kaldıramaz.

İçerik veritabanı en çok küçümsenen parçadır. On yıllık blog arşivi, ürün kayıtları, form gönderileri ve görsel kütüphanesi buradadır. Görseller ayrı bir medya servisinde duruyorsa ve o servis ajansın hesabındaysa, veritabanını almanız işe yaramaz; metin gelir, görseller gelmez.

Alan adı kaydını herkese açık WHOIS sorgusuyla kontrol edin. Kayıt sahibi alanında şirketinizin ticari unvanı yazmıyorsa ilk işiniz bu. Ayrıca alan adının bitiş tarihine bakın; 90 günden az kalmışsa devir sürecine girmeden önce yenileyin, çünkü süresi dolan bir alan adı devir sırasında kilitlenir.

DNS için alan adınızın ad sunucularını sorgulayın. Ad sunucuları ajansın panelini gösteriyorsa, DNS yönetimi onlardadır. Bu tek başına sorun değildir ama devir planında ayrı bir madde olmalıdır.

Hosting için faturaya bakın. Hosting bedeli doğrudan sağlayıcıya mı ödeniyor, yoksa ajans faturasında bir kalem olarak mı geçiyor? İkincisi ise sunucu hesabı büyük ihtimalle ajansın adınadır.

Kaynak kod için tek soru yeter: kod deposuna sizin şirket e-postanızla erişebiliyor musunuz? Cevap hayırsa, sözleşmede ne yazdığından bağımsız olarak koda erişiminiz yok demektir. Aynı soru CMS yönetici hesabı için de geçerlidir; içerik girmek için hâlâ ajansa e-posta atıyorsanız durumu şu yazıda anlattığımız tabloya bakın.

Beş kalemin dördü sizin adınızaysa devir teknik bir iştir. Üçü ve altısı ajanstaysa devir bir müzakeredir ve bunu bilerek masaya oturmak, öğrenerek oturmaktan çok daha ucuza gelir.

Dosyalar taşınır, kayıtlar devredilir. Taşınmayan tek şey, sitenin yalnızca tek bir ekibin bildiği biçimde kurulmuş olmasıdır. Bu bir kötü niyet meselesi değildir; çoğu zaman hız uğruna verilmiş kararların birikmiş hâlidir.

En sık karşılaşılan üç kilit şudur. Birincisi, belgesiz özel geliştirmedir: sitenin kritik bir işlevi sıfırdan yazılmış ama nasıl çalıştığı hiçbir yerde yazılı değildir. İkincisi, ajansın kendi lisansıyla alınmış üçüncü taraf bileşenlerdir; lisans devredilmezse o bileşenler yeni ekipte çalışmaz. Üçüncüsü, ajansın kendi altyapısına bağlı entegrasyonlardır: form gönderileri, arama motoru ya da görsel işleme onların sunucusundan geçiyordur.

Bu kilitler devir gününde değil, devirden sonraki ilk üç haftada ortaya çıkar. Bu yüzden devir planında en az 30 günlük bir örtüşme dönemi olmalıdır: eski ekip erişimini hemen kapatmaz, yeni ekip soru sorabilir. Örtüşme dönemi olmayan devirlerde ilk kesinti neredeyse garantidir.

Kilidin ne kadar derin olduğunu ölçmenin pratik bir yolu var: yeni bir geliştiriciye kurulum belgelerini verip siteyi kendi bilgisayarında ayağa kaldırmasını isteyin. Bir iş gününde ayağa kalkmıyorsa taşınabilirlik sorununuz vardır. Bunun teknik karşılığını Webflow mu, özel yazılım mı karar rehberinde platform seçimi üzerinden ayrıntılandırdık.

Devir tek bir işlem değil, sıralı bir dizi işlemdir ve sıra bozulduğunda site ya da e-posta kapanır. Doğru sıra şudur: önce erişimler devredilir, sonra hosting kopyalanır ve test edilir, sonra DNS yönlendirilir, en son alan adı transferi yapılır.

Alan adı transferini en sona bırakmanın sebebi teknik bir kısıttır. Alan adı transfer edildiğinde ya da kayıt sahibi bilgileri değiştiğinde 60 günlük bir transfer kilidi devreye girebilir. Bu kilit sırasında ikinci bir transfer yapılamaz. Sırayı ters kurup önce alan adını taşırsanız, kalan işleri iki ay boyunca kilitli bir alan adıyla yürütürsünüz.

DNS yönlendirmesinden önce yeni sunucuda tam bir test yapılmalıdır. Yayılma süresi genellikle birkaç saattir ama TTL değerine bağlı olarak 48 saate kadar uzayabilir; bu pencerede bazı kullanıcılar eski sunucuyu, bazıları yeniyi görür. Bu yüzden geçiş anında iki sunucu da ayakta olmalıdır.

E-posta genellikle unutulan kalemdir. Kurumsal e-posta aynı alan adı üzerinden çalışıyorsa DNS kayıtlarındaki bir hata siteyi değil, şirketin tüm yazışmasını durdurur. Devir kontrol listesinde e-posta kayıtları siteden önce gelmelidir.

Adres yapısı değişmiyorsa arama sıralamanız bu geçişten etkilenmez. Adresler de değişiyorsa her eski adres için kalıcı yönlendirme kurulması gerekir; bu yapılmadığında kayıp geçici değil kalıcıdır. Yeni yapının arama tarafındaki kontrolleri için teknik SEO denetimi rehberi devirden sonraki ilk hafta çalıştırılmalıdır.

Bu yazıyı okuyup mevcut durumunuzun iyi olduğunu görmüş olabilirsiniz. O hâlde asıl iş, bir sonraki sözleşmede aynı sorunun hiç doğmamasını sağlamaktır.

Birinci madde varlık sahipliğidir. Alan adı, DNS, hosting ve kod deposunun şirket adına kayıtlı olacağı; ajansın bunlara yetkili kullanıcı olarak erişeceği açıkça yazılmalıdır. Bu tek cümle, devir müzakerelerinin çoğunu gereksiz kılar.

İkinci madde devir teslim tanımıdır. Sözleşme bitiminde nelerin teslim edileceği kalem kalem sayılmalıdır: kaynak kod, veritabanı yedeği, medya dosyaları, kurulum belgeleri, ortam değişkenleri ve dış servis anahtarları. "Tüm proje dosyaları" ifadesi hiçbir şey ifade etmez.

Üçüncü madde hizmet seviyesidir. Bakım kapsamındaysanız erişilebilirlik taahhüdünü sayıyla isteyin. Yüzde 99,9 erişilebilirlik ayda yaklaşık 43 dakika kesintiye karşılık gelir; yüzde 99 ise ayda yedi saatten fazlasına. Aradaki fark sözleşmede tek bir ondalık basamak, işletmede tamamen başka bir tablodur.

Bu üç maddenin fiyata etkisini merak ediyorsanız: ölçülebilir devir ve hizmet taahhüdü içeren teklifler, içermeyenlerden pahalı görünür. Üç ajanstan gelen üç farklı fiyatın çoğu zaman aynı işi anlatmamasının sebebi de tam olarak budur.

Alan adı, DNS ve kod deposu sizin adınızaysa taşınma teknik bir iştir ve tipik bir kurumsal sitede 5 ila 10 iş günü sürer. Yapılacaklar sırayla bellidir: erişim devri, hosting kopyası, test, DNS yönlendirmesi, doğrulama. Bu durumda ajansınızla pazarlık etmeniz gereken tek şey takvimdir.

Bu üçünden biri ya da fazlası ajansın adınaysa hiçbir teknik plan işe yaramaz, çünkü sorun mühendislik değil sahipliktir. Önce kayıtların devri yazılı olarak çözülür, sonra taşıma konuşulur. Bu sırayı ters kurmak, işin ortasında elinizde çalışan bir siteniz olmadan kalmanız demektir.

Site kilitli bir mimaride kurulmuşsa yani yeni bir ekip kurulum belgeleriyle siteyi bir iş gününde ayağa kaldıramıyorsa, taşımak ile yeniden kurmak arasındaki maliyet farkı düşündüğünüzden küçüktür. Bu noktada karar teknik değil ticaridir: mevcut mimariyi devralıp bakım yükünü üstlenmek mi, yoksa yeniden kurup on yıllık içeriği taşımak mı.

Bigfil bu üç durumda üç ayrı iş yapar: birincisinde teslim alma, ikincisinde önce sahiplik düzeltmesi, üçüncüsünde mimari kararının yeniden verilmesi. Hangi durumda olduğunuzu envanterle netleştirmeden alınan her teklif, farklı bir işi fiyatlıyor demektir.