Ajanslardan gelen üç teklif neden üç farklı fiyat söylüyor?

Uzun cevap şu: üç ajans size aynı işi üç farklı fiyata satmıyor, üç farklı işi tek bir başlık altında anlatıyor. Üçünün de teklifinde kurumsal web sitesi yazıyor olabilir; birincisi hazır bir temanın içine metinlerinizi yerleştirmeyi, ikincisi özgün tasarım ve bir yönetim paneli kurmayı, üçüncüsü bunlara ek olarak içerik üretimi, teknik SEO ve yayın sonrası bakım taahhüdü vermeyi kastediyordur. Aradaki dört ila beş katlık fark bu üç işin gerçekten farklı işler olmasından doğar.

Bu yazı kimi seçeceğinizi anlatmıyor; o soruyu Kurumsal Web Tasarım ve Yazılım: Süreç, Maliyet ve Ajans Seçimi yazısında ele almıştık. Buradaki soru daha dar ve daha acil: elinizde üç zarf var, ne soracaksınız ki üçü karşılaştırılabilir hâle gelsin?

Bir de teklif hazırlama tarafından bakın. Ajans size fiyat verirken elindeki tek bilgi sizin brief'inizdir; brief ne kadar boşsa ajans o kadar çok varsayım yapar ve varsayımlar birbirinden uzaklaştıkça fiyatlar da uzaklaşır. Üç farklı fiyat çoğu zaman üç farklı varsayım kümesinin fiyatıdır. Bu yüzden karşılaştırmayı düzeltmenin en kısa yolu, ajansları sıkıştırmak değil, hepsine aynı soruları sormaktır.

İşe şu kabulle başlayın: karşılaştırılamayan tekliflerde ucuz olanı seçmek bir tasarruf kararı değil, bir kapsam kararıdır. Eksik olan taraf görünmeyen taraftır ve maliyeti proje ortasında ya da yayından altı ay sonra karşınıza çıkar.

Kaç benzersiz şablon var? Sayfa sayısı yanıltıcıdır. Kırk sayfalık bir site 12 benzersiz şablondan üretiliyor olabilir; işin hacmi şablon sayısıyla ölçülür, sayfa sayısıyla değil. Üç teklifin şablon sayısını yan yana yazın; fark çoğu zaman burada ortaya çıkar.

İçeriği kim yazıyor? Metinleri siz mi vereceksiniz, ajans mı üretecek? Kaç sayfalık metin, kaç revizyonla? Bu tek kalem, tekliflerin arasındaki farkın sıkça yüzde 20 ila 30'unu açıklar ve neredeyse hiçbir teklifte açıkça yazılmaz.

Kaç revizyon turu var? İki tur mu, sınırsız mı, yoksa hiç yazmıyor mu? Yazmıyorsa varsayılan olarak sınırsız değildir; proje ortasında ek kalem olarak döner. Sayıyı teklife yazdırın.

Yayından sonra ne teslim ediliyor? Kod deposuna erişim, tasarım kaynak dosyaları, alan adı ve barındırma hesaplarının sahipliği. Bu üçü teklifte yazmıyorsa sahibi ajanstır ve bu, ileride ajans değiştirme maliyetinizi belirleyen tek kalemdir.

Bakım neyi kapsıyor ve nasıl ölçülüyor? Aylık bakım bedeli var mı, karşılığında ne var? Çalışma süresi taahhüdü rakamla yazılmalı: yüzde 99,9 çalışma süresi ayda yaklaşık 43 dakika kesinti demektir, yüzde 99,5 ise ayda yaklaşık 3,6 saat. İkisi arasındaki fark bir cümle değil, bir mimari kararıdır ve fiyatı vardır.

İçerik ekleme yetkisi kimde? Yeni bir hizmet sayfasını sizin ekibiniz mi açabiliyor, yoksa her seferinde ajansa mı yazılacak? Bu soru fiyat tablosunda görünmez ama üç yıllık maliyetinizi en çok etkileyen kalemdir; İçerik girmek için neden hâlâ ajansa e-posta atmak zorundayız? yazısı bu bağımlılığın nasıl kurulduğunu anlatıyor.

Teklifleri yan yana koyduğunuzda aynı kelimelerin farklı işleri anlattığını göreceksiniz. En sık karışan dördünü netleştirelim, çünkü fiyat farkının önemli bir kısmı bu dört kelimenin altında saklıdır.

Özel tasarım. Bir teklifte bu, satın alınmış bir temanın renk ve yazı tipi ayarlarının değiştirilmesi anlamına gelebilir. Bir başkasında ise sıfırdan çizilmiş sayfa şablonları, bileşen kütüphanesi ve tasarım sistemi kastedilir. İkincisi birincisinin birkaç katı emek demektir. Ayırt etmenin yolu tek bir soru sormaktır: hangi tema ya da hangi tasarım dosyası üzerinden çalışılacak?

Yönetim paneli. Bazı tekliflerde bu, hazır bir içerik yönetim sisteminin varsayılan ekranıdır ve yeni bir sayfa türü eklemek geliştirici işidir. Bazılarında ise sizin içerik türlerinize göre kurulmuş, pazarlama ekibinin eğitimsiz kullanabildiği bir arayüzdür. Aradaki fark, gelecekteki her içerik talebinin kaç günde karşılanacağını belirler.

SEO uyumlu. Bu ifade neredeyse her teklifte geçer ve çoğu zaman yalnız başlık ve açıklama alanlarının doldurulabilir olması anlamına gelir. Kapsamlı bir teklifte ise site mimarisi, yönlendirme planı, yapılandırılmış veri ve performans eşikleri yazılıdır. Farkı görmek için tek soru yeter: teslimde hangi teknik SEO kontrol listesi hangi eşiklerle kapatılacak?

Entegrasyon. Bir teklifte iletişim formunun e-posta göndermesi, diğerinde müşteri ilişkileri yönetim sisteminize kayıt açılması, üçüncüsünde kurumsal kaynak planlama sisteminizden canlı veri çekilmesi kastedilir. Bu üçü arasında saat cinsinden on kat fark vardır. Hangi sistemle, hangi yönde ve hangi sıklıkta veri alışverişi olacağını teklife yazdırın.

Kurulum bedeli bir web sitesinin ömür boyu maliyetinin yalnızca bir bölümüdür. Karar vermek için üç teklifi de aynı tabloya, üç yıllık toplam üzerinden yazın. Tabloya şu kalemler girer: kurulum bedeli, yıllık barındırma ve altyapı, aylık bakım, yıl içinde eklenmesi planlanan sayfa sayısının maliyeti, üçüncü taraf lisansları ve varsa içerik üretim bedeli.

Bu tabloyu kurduğunuzda tekliflerin sırası çoğu zaman değişir. Düşük kurulum bedeli veren teklif, sayfa başına ücret alıyorsa ve siz yılda 20 sayfa ekleyecekseniz üçüncü yılın sonunda en pahalı seçenek hâline gelir. Tersi de olur: yüksek kurulum bedeli veren teklif içerik yetkisini size bırakıyorsa üç yılda kendini amorti eder.

Bir de görünmeyen maliyet kalemi var: gecikme. Yeni bir hizmet sayfasını yayına almanız iki gün mü sürüyor, üç hafta mı? Yılda 20 sayfa için bu fark, hiçbir teklifte yazmayan ama pazarlama ekibinizin her ay ödediği bir bedeldir. Kapsam tablosunu kurarken bu satırı da ekleyin; Sıfırdan kurumsal web sitesi çıkarma rehberi bu kalemlerin proje planına nasıl yerleştiğini gösteriyor.

Bu yazı pahalı olanı seçin demiyor. Düşük fiyatlı teklifin doğru karar olduğu net bir durum var: sitenizin işi tanıtım değil, varlık göstermekse. Beş sayfalık bir kurumsal tanıtım sitesine ihtiyacınız varsa, yılda birkaç kez güncelleniyorsa ve müşteri kazanma kanalınız siteniz değilse, kapsamlı bir teklif size kullanmayacağınız bir altyapıyı satar.

Ayrım noktası şudur: siteniz bir vitrin mi, yoksa bir kanal mı? Vitrin ise düşük kurulum bedeli ve düşük bakım doğru karardır. Kanal ise, yani müşteri site üzerinden geliyorsa, içerik ekleme hızı ve ölçülebilirlik fiyattan daha belirleyicidir. Bu ikisini karıştırmak, iki yönde de para kaybettirir.

Bunu bir sayıyla test edebilirsiniz: geçen yıl gelen taleplerin yüzde kaçı siteniz üzerinden geldi? Bizim ayrım için kullandığımız eşik yüzde 20; altındaysanız vitrin tarafındasınız. Üstündeyse siteniz bir satış kanalıdır ve teklifleri kurulum bedeline göre sıralamak yanlış eksende karar vermektir.

Durum A — kapsam belirsiz, iş belli. Ne istediğinizi biliyorsunuz ama teklifler farklı şeyler yazdığı için karşılaştıramıyorsunuz. Bu 20 dakikalık bir iştir. Yukarıdaki altı soruyu tek bir e-postaya yazıp üç ajansa da aynı anda gönderin, cevapları tek bir tabloya dökün. Üç yıllık toplamı hesaplayın. Tablo dolduğunda karar çoğu zaman kendini gösterir ve pazarlıkla uğraşmanız gerekmez.

Durum B — iş belirsiz. Sitenin ne yapması gerektiği konusunda kurum içinde ortak bir cümle yok; pazarlama içerik hızı istiyor, satış teklif formu istiyor, yönetim yenilenmiş bir görüntü istiyor. Burada hiçbir teklif karşılaştırması işe yaramaz, çünkü üç ajans üç farklı briefe cevap veriyordur. Bu bir fiyat sorunu değil, kapsam tanımı sorunudur ve teklif almadan önce çözülmesi gerekir.

B durumunda olup olmadığınızı anlamanın hızlı bir yolu var: üç ayrı bölümden birer kişiye ayrı ayrı sorun, bu site bir yıl sonra hangi sayıyı iyileştirmiş olmalı? Üç farklı cevap alıyorsanız ortak bir brief yok demektir ve ajanslar da bunu doldurmaya çalışırken birbirinden uzaklaşıyordur. Tekliflerin dağılması çoğu zaman ajansların değil, briefin belirsizliğinin sonucudur.

Bigfil'de B durumundaki şirketlere teklif vermeden önce kısa bir kapsam çalışması öneririz: sitenin hangi işi yapacağı, hangi sayının takip edileceği ve içeriği kimin yöneteceği yazıya dökülür. Bu üç cümle netleştiğinde alınan teklifler kendiliğinden karşılaştırılabilir hâle gelir. Sitenin ne üretmesi gerektiği tarafını Web sitemiz güzel ama neden hiç teklif gelmiyor? yazısında ele almıştık.